fungsi manajemen

BAB II

                                                       PEMBAHASAN

A.    PERENCANAAN

Rencana adalah pemikiran atau gagasan mengenai tindakan yang akan dilakukan guna mencapai tujuan. Dalam kamus besar bahasa Indonesia dijelaskan bahwa perencanaan merupakan rancangan atau konsep. Kedudukan perencanaan sangat penting dalam setiap kegiatan, termasuk penyelenggaraan PAUD.Bahkan, berhasil atau tidaknya sebuah kegiatan, tergantung pada matang atau tidaknya sebuah perencanaan.

Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan

Perencanaan dalam arti yang lebih luas, khususnya perencanaan kelembagaan, seperti PAUD, perencanaan mencakup visi, misi dan fungsi organisasi, tujuan kelembagaan, strategi mencapai tujuan, dan lain sebagainya.Dan semua untuk cakupan perencanaan tersebut telah tersusun dengan rapi dalam proposal pendirian PAUD.

            Hampir semua pekerjaan dan kegiatan, termasuk penyelenggaraan program selalu diawali dengan perencanaan yang matang.Oleh karena itu, seorang manajer atau direktur PAUD yang ingin menjalankan program –program PAUD sudah harus mematangkan visi dan misi serta tujuan dan strategi yang ingin ditempuh sebagimana yang tertuang dalam proposal pendirian PAUD.

            Perencanaan yang lebih rill dan aplikatif, biasanya dilengkapi dengan time schedule atau penjadwalan.Dalam konteks kelembagaan PAUD, hal ini bisa diimplikasikan kedalam kalender akademik yang memuat program sepanjang tahun. Jadi, program apa saja yang ingin dilakukan tahun depan, telah direncanakan secara matang sejak sekarang. Jika setiap manajer atau direktur PAUD berhasil menyusun perencanaan secara matang sejak awal tahun, bisa dipastikan program – program yang akan dijalankannya dapat berjalan mulus. Dengan demikian, kunci keberhasilan sebuah program pendidikan, ditentukan oleh kematangan sebuah perencanaan.

B.     PENGORGANISASIAN

Walaupun diatas disebutkan bahwa berhasil atau tidaknya sebuah program penyelenggaraan pendidikan anak tergantung pada perencanaan, tetapi perencanaan sebaik apapun jika tidak diorganisasikan secara profesinal akan menuai banyak kendala dan sulit untuk dioperasionalkan. Atas dasar ini, maka sebuah perencanaan memerlukan pengorganisasian.

Pengorganisasian adalah pembagian tugas secara professional sesuai dengan kemampuan masing-masing sumber daya dalam menjalankan tugasnya.Jadi, setiap perencanaan harus diorganisasikan kedalam lingkup – lingkup yang lebih kecil, sehingga semua komponen PAUD mendapat tugas sesuai dengan kapasitasnya masing – masing.

Sekedar contoh, tahun depan PAUD Tunas Melati akan menyelenggarakan lomba mewarnai. Rencana ini harus diorganisasikan, seperti siapa yang membuat pengumuman acara tersebut dan memublikasikannya sehingga menarik simpati anak – anak, siapa juri dalam perlombaan tersebut, apa saja peralatan yang dibutuhkan, siapa saja yang terlibat, apa hadiah utama bagi para pemenang, dan lain sebagainya.

Dengan pengorganisasian seperti ini, sebuah perencanaan menjadi lebih matang, sehingga, sebuah perencanaan menjadi lebih matang, sehingga kemungkinan berhasil lebih besar. Dan, sebagaimana disebutkam diatas, bahwa keberhasilan dalam perencanaan sama halnya dengan merencanakan keberhasilan.

Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Gambar 1. Struktur Organisasi

C.                PENGARAHAN

Pengarahan (Direction) adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan pada tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan nada yang bervariasi mulai dari nada tegas sampai meminta atau bahkan mengancam. Tujuannya adalah agar tugas-tugas dapat terselesaikan dengan baik.

Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi terpenting dalam manajemen.Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin.

Seorang manajer yang baik hendaknya sering memberi masukan-masukan kepada anggotanya karena hal tersebut dapat menunjang prestasi kerja anggota. Seorang anggota juga layaknya manusia biasa yang senang dengan adanya suatu perhatian dari yang lain, apabila perhatian tersebut dapatmembantu meningkatkan kinerja mereka.

Dari definisi diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:

1.      Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan

2.      Memberikan petunjuk umum dan khusus

3.      Mempengaruhi anggota, dan

4.      Memotivasi

Salah satu alasan pentingnya pelaksanaan fungsi pengarahan dengan cara memotivasi bawahan adalah:

a)      Motivasi secara impalist, yakni pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.

b)      Adanya upaya untuk mensingkronasasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dari para anggota organisasi.

c)      Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.

Fungsi pengarahan.

Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang menstimulir tindakan-tindakan agar betul-betul dilaksanakan.Oleh karena tindakan-tindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintah-perintah dan motivasi pada personalia yang melaksanakan perintah-perintah tersebut.

Pengarahan (leading)adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan untuk melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Dikenal sebagai leading, directing,motivating atau actuating.

Pengarahan memiliki beberapa karakteristik:

1.      Pervasive Function, yaitu pengarahan diterima pada berbagai level organisasi. Setiap manajer menyediakan petunjuk dan inspirasi kepada bawahannya.

2.      Continous Activity, pengarahan merupakan aktivitas berkelanjutan disepanjang masa organisas

3.      Human factor, fungsi pengarahan berhubungan dengan bawahan dan oleh karena itu berhubungan dengan human factor. Human factor adalah perilaku manusia yang kompleks dan tidak bisa diprediksi.

4.      Creative Activity, fungsi pengarahan yang membantu dalam mengubah rencana ke dalam tindakan. Tanpa fungsi ini, seseorang dapat menjadi inaktif dan sumber fisik menjadi tak berarti.

5.      Executive Function, Fungsi pengarahan dilaksanakan oleh semua manajer dan eksekutif pada semua level sepanjang bekerja pada sebuah perusahaan, bawahan menerima instruksi hanya dari atasannya.

6.      Delegated Function, pengarahan seharusnya adalah suatu fungsi yang berhadapan dengan manusia. Atasan harus dapat mengetahui bahwa perilaku manusia merupakan suatu hal tidak dapat diprediksi dan alami sehingga atasan seharusnya dapat mengkondisikan perilaku seseorang ke arah tujuan yang diharapkan.

Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

1.      Orientasi

Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

2.      Perintah

Merupakan permintaan dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

3.      Delegasi wewenang

Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.

Kemampuan seorang manajer untuk memotivasi adan mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi akan menentukan efektifitas manajer. Dan ini bukan satu-satunya factor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai suatu system akan mampu meramalkan perilaku dari bawahannyaPengarahan merupakan fungsi manajemen yang menstimulir tindakan-tindakan agar betul-betul dilaksanakan. Oleh karena tindakan-tindakan itu dilakukan oleh orang, maka pengarahan meliputi pemberian perintah-perintah dan motivasi pada personalia yang melaksanakan perintah-perintah tersebut

Pengarahan berarti para manajer mengarahkan, memimpin dan mempengaruhi para bawahan.

Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

D.                PENGKOORDINASIAN

Koordinasi adalah penyatuan, integrasi, sinkronisasi upaya anggota kelompok sehingga memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama.  Ini adalah kekuatan tersembunyi yang mengikat semua fungsi lain dari manajemen. Menurut Mooney dan Reelay, “koordinasi adalah susunan teratur dari upaya kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama”. Menurut Charles Worth, “koordinasi adalah integrasi dari beberapa bagian ke dalam lubang teratur untuk mencapai tujuan pengertian”. Manajemen berupaya untuk mencapai koordinasi melalui fungsi dasar perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin dan mengendalikan. Itulah sebabnya, koordinasi bukan merupakan fungsi yang terpisah dari manajemen karena mencapai keselarasan antara usaha-usaha individu terhadap pencapaian tujuan kelompok merupakan kunci keberhasilan manajemen. Koordinasi adalah inti dari manajemen dan implisit dan melekat pada semua fungsi manajemen.

Koordinasi adalah elemen integral atau bahan dari semua fungsi manajerial sebagaimana dijelaskan di bawah:

1.      Koordinasi melalui Perencanaan - Perencanaan memfasilitasi koordinasi dengan mengintegrasikan berbagai rencana melalui diskusi bersama, pertukaran ide. Misalnya – koordinasi antara anggaran keuangan dan anggaran pembelian.

2.      Koordinasi melalui Pengorganisasian - Mooney menganggap koordinasi sebagai esensi pengorganisasian. Bahkan ketika manajer kelompok dan memberikan berbagai kegiatan untuk bawahan, dan ketika ia menciptakan menonjol koordinasi departemen dalam benaknya.

3.      Koordinasi melalui Staffing - Seorang manajer harus ingat bahwa hak no. personil di berbagai posisi dengan tepat jenis pendidikan dan keterampilan yang diambil yang akan menjamin orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat.

4.      Koordinasi melalui Mengarahkan - Tujuan memberi perintah, instruksi & bimbingan kepada bawahan dilayani hanya ketika ada keselarasan antara atasan dan bawahan.

5.      Koordinasi melalui Mengontrol - Manajer memastikan bahwa harus ada koordinasi antara kinerja aktual dan kinerja standar untuk mencapai tujuan organisasi.

Dari pembahasan di atas, kita dapat sangat banyak menegaskan bahwa koordinasi adalah inti sangat banyak manajemen. Hal ini diperlukan dalam setiap fungsi dan setiap tahap oleh karena itu tidak bisa dipisahkan.

Koordinasi dalam operasionalnya mengerjakan unit- unit, orang orang, lalu lintas informasi, dan pengawasan seefektif mungkin, semuanya harus seimbang dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Organisasi yang baik memberikan susunan administratif, aturan-aturan, mekanisme pengkoordinasian yang dibutuhkan untuk memudahkan menjalankan aktivitas organisasi secara maksimal. Sebagaimana dikemukakan Henry L. Sisk bahwa manajemen adalah koordinasi dari semua sumber melalui proses perencanaan, pengorganisasian pimpinan, dan pengawasan agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sedangkan koordinasi (coordination) mengandung makna menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi, tidak dikerjakan menurut kehendak yang mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga menyumbang penyampaian tujuan. Pengkoordinasian menurut The Liang Gie merupakan rangkaian aktivitas menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama menuju kearah tercapainya tujuan tanpa terjadi kekacauan, percekcokan, kekembaran kerja atau kekosongan kerja. Sedangkan Oteng Sutisna merumuskan koordinasi ialah mempersatukan sumbangan sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud yang ditetapkan. Purwanto mengemukakan koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, materiil, pikiran-pikiran, teknik-teknik, dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan.

Dari pengertian ini dapat ditegaskan bahwa pengkoordinasian dalam organisasi sekolah adalah mempersatukan rangkaian aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran di sekolah dengan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan kepala sekolah,guru, tenaga kependidikan, dan personal lainnya dan pekerjaannya dibawah tanggung jawab kepala sekolah sehingga semuanya berlangsung secara tertib kearah tercapainya maksud yang telah ditetapkan.

Koordinasi harus dapat meningkatkan kerjasama antara kepala sekolah dan personal sekolah sebagai anggota organisasi semaksimal mungkin pada tatar sekolah maupun unit kerja sekolah. Koordinasi harus menghasilkan penyatuan arah dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya masing-masing dari tiap-tiap bagian maupun personal dalam keseluruhan agar terdapat hubungan yang baik, segala sesuatu berjalan menurut rencana pada waktu yang tepat. Pengkoordinasian mutlak diperlukan dalam organisasi pendidikan khususnya sekolah, karena dalam organisasi sekolah ada pembagian kerja yang amat pokok yaitu pekerjaan mendidik, pekerjaan manajemen sekolah dan manajemen pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan sesuai mutu yang dipersyaratkan.

Setiap orang harus mengetahui tugas masing-masing, sehingga yang tumpang tindih dan pekerjaan yang tidak perlu dapat dihindarkan. Dalam menjalankan tugas pendidikan di sekolah, pengatur waktu merupakan hal yang terpenting, karena ada kegiatan yang harus didahulukan, dan ada yang harus dilakukan kemudian atau bersamaan, semua dikoordinasikan oleh kepala sekolah sebagai seorang pimpinan. Tanpa pengkoordinasian yang benar maka tiap komponen seperti guru, tenaga kependidikan dan karyawan pendidikan lainnya akan berjalan sendiri-sendiri tanpa arah yang jelas. Suatu usaha kerjasama sekolah yang baik, pengkoordinasian yang efektif merupakan suatu keharusan, dan koordinasi itu tidaklah timbul dengan sendirinya, melainkan harus diusahakan oleh manajer sekolah pada setiap unit kerja pendidikan disekolah dengan sungguh-sungguh dan terencana. Pembagian kerja dan spesialisasi atas dasar tanggung jawab profesionalnya masing-masing berjalan menuju kesatu titik tercapainya tujuan pendidikan. Titik fokus dari koordinasi tersebut terselenggaranya seluruh program sekolah sesuai yang direncanakan dan mencapai tujuan sesuai yang ditargetkan. Koordinasi yang baik akan berhasil dengan syarat ;

1)      Pembagian kerja yang jelas dalam organisasi sekolah;

2)      Membangun semangat kerja sama yang besar diantara kepala sekolah, guru, tenaga kependidikan dan personal sekolah lain dan adanya organisasi informal yang sehat dalam tubuh organisasi yang bersangkutan

3)      Tersedianya fasilitas kerja dan kontrak hubungan yang cukup lancar bagi semua pihak dalam organisasi;

4)      Memulai tahapan suatu kegiatan dengan benar dan mempertahankan kualitas pekerjaan sebagai proses yang kontinu.

Kesimpulannya adalah Coordinating / koordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai itu antara lain dengan memberi intruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan kejelasan bimbingan dan nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.

E.                 PENGAWASAN

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Walaupun sebuah rencana telah disusun dengan matang dan dikerjakan secara organisatoris, tetapi kedua hal ini belum menjamin sebuah rencana dapat terealisasi dengan baik.Agar sebuah rencana dapat terealisasi dengan baik, maka perlu adanya kontrol atau pengendalian. Idealnya hal ini dikerjakan oleh seorang supervise atau pengawas.  Satu hal yang perlu digaris bawahi bagi seorang supervise maupun manajer ketika melakukan kontrol  ataupun pengendalian adalah, bahwa kegiatan ini bukan untuk menilai benar dan salah maupun baik dan buruk. Tetapi seorang superviser dan manjer harus mampu memotivasi, mengarahkan, memperbaiki dan upaya – upaya lain yang positif kesemua komponen yang terlbat dalam realisasi perencanaan. Dengan pola control maupun pengawasan yang demikian, diharapkan sebuah perencanaan dapat terealisasi lebih optimal.

Dalam konteks manajemen PAUD, maka pengawasan merupakan upaya control terhadap semua komponen kelembagaan PAUD dalam merealisasikan program – program pembelajaran. Pengawasan bukan dimaksudkan untuk menakut – nakuti sraf - staf yang terlibat didalamnya, tetapi lebih kepada motivasi, pengarahan dan membantu memecahkan kendala dilapangan, sehingga sebuah program kelembagaan PAUD  dapat berjalan secara mulus.