pengambilan keputusan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Manajer kerap dianggap sebagai pengambil keputusan. Meskipun keputusan yang dibuat kebanyakan bersifat strategis akan tetapi para manajer juga membuat keputusan mengenai berbagai aspek lain dalam organisasi, termasuk didalamnya struktur, system pengendalian, respon terhadap lingkungan, dan sumberdaya manusia. Para manajer mengawasi masalah yang muncul, membuat keputusan  dalam memecahkannya, dan mengawasi konsekuensi yang terjadi untuk melihat apakah diperlukan keputusan tambahan. Pembuat keputusan yang baik merupakan bagian vital dari manajemen yang baik, karena keputusan-keputusan menentukan bagaimana cara suatu organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumberdaya, dan meraih sasaran.

Mengambil keputusan bukanlah hal yang mudah. Hal itu harus dilakukan di tengah berbagai factor-faktor yang terus menerus berubah, ketidakjelasan informasi, dan aneka pandangan yang saling bertentangan.

Makalah ini mengungkap proses keputusan yang mendasari perencanaan strategis. Rencana dan strategi mengambil tempat melalui pembuatan keputusan; semakin baik pengambilan keputusan, semakin baik perencanaan strategis.

B.     Pembatasan Masalah

Adapun pembatasan masalah yang dikaji adalah pengertian pengambilan keputusan, model pengambilan keputusan dan proses pengambilan keputusan.

C.    Tujuan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah mahasiswa mengetahui pengertian pengambilan keputusan, model-model pengambilan keputusan, dan proses pengambilan keputusan.

D.    Manfaat

Manfaat dari makalah ini adalah sebagai bahan bacaan agar dapat mengambil sebuah keputusan dengan rencana dan strategi yang tepat.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan (decision making) diproses oleh pengambil keputusan (decision maker) yang hasilnya keputusan (decision). Keputusan-keputusan ini akan menimbulkan aktivitas-aktivitas, sehingga proses manajemen dapat terlaksana. Keputusan akan menimbulkan aktivitas dan atau mengakhiri aktivitas.

Kenapa pengambilan keputusan merupakan hal yang sangat penting dalam manajemen?

1.      Keputusan merupakan permulaan dari semua kegiatan manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual, kelompok maupun secara institusional. Jadi, barang siapa yang menghendaki adanya kegiatan (aktivitas) tertentu, ia harus mampu dan berani mengambil keputusan yang berhubungan dengan hal itu setepat-tepatnya.

2.      Keputusan ditujukan untuk masa yang akan datang, efek (hasil)-nya akan berlangsung atau berguna pada hari-hari yang akan dating, sementara hari yang akan dating itu tidak menetu serta penuh dengan beraneka macam risiko.

3.      Keputusan akan menciptakan masalah (aktivitas), tetapi keputusan juga akan menyelesaikan masalah.

Berikut adalah definisi-definisi pengambilan keputusan menurut para ahli.

1.      G.R. Terry

Pengambilan keputusan dapat didefinisikan sebagai “pemilihan alternative kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada”.

2.      Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Pengambilan keputusan adalah pemilihan di antara alternative-alternatif mengenai sesuatu cara bertindak adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada, jika tidak ada keputusan suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

3.      Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melakukan aaktivitas-aktivitas pada masa yang akan datang.

4.      Chester I. Barnard

Keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari perilaku perorangan dan dalam gambaran proses keputusan ini secara relative dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah laku organisasi lebih penting dari pada kepentingan perorangan.

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa “pengambilan keputusan adalah proses bagaimana menetapkan suatu keputusan yang terbaik, logis rasional, dan ideal berdasarkan fakta, data, dan informasi dari sejumlah alternative untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dengan risiko terkecil, efektif, dan efisien untuk dilaksanakan pada masa yang akan datang”. 

a.      Jenis Keputusan

Manajer harus membuat berbagai jenis keputusan yang berbeda. Secara ringkas, keputusan oleh manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam 3 (tiga) jenis, yaitu:

1.      Keputusan Tidak Terstruktur (non programmed decision)

Keputusan tidak terstruktur sifatnya dalah tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh manajemen tingkat atas (top manajer). Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah didapat, tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar organisasi. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur dan merupakan keputusan yang jarang dilakukan. Keputusan yang tidak tersturtur di lain pihak adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khusus, khas dan tidak biasa. Bila suatu masalah yang timbul tidak cukup diliput oleh kibijaksanaan atau sangat penting sehingga perlu penanganan khusus, ia harus diselesaikan dengan suatu keputusan yang tidak diprogram. Beberapa contoh masalah yang memerlukan keputusan yang tidak deprogram antara lain cara pengalokasian sumber daya organisasi, penanganan lini produk yang jatuh di pasaran atau cara perbaikan hubungan masyarakat. Semakin tinggi ia dalam hierarki organisasi, maka dibutuhkan kemampuan untuk membuat keputusan-keputusan yang tidak deprogram lebih tinggi. Atas dasar ini, diadakan berbagai program pelatihan manajemen untuk mencoba pengembangan kemampuan manajer membuat keputusan-keputusan yang tidak diprogram.

2.      Keputusan Setengah Terstruktur (semi programmed decision)

Keputusan setengah terstruktur adalah keputusan yang dapat diprogram. Keputusan tersebut masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari si pengambil keputusan. Keputusan seperti ini sering bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan secara analisis yang inti. Contoh keputusan tipe ini adalah keputusan untuk membeli suatu perangkat atau sistem komputer yang  lebih canggih.

3.      Keputusan Terstruktur (programmed decision)

Keputusan-keputusan yang dapat deprogram adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan, atau prosedur. Keputusan-keputusan ini rutin dan berulang-ulang. Setiap organisasi memiliki kebijakan-kebijakan tertulis atau tidak tertulis yang memudahkan pembuatan keputusan dalam situasi yang berulang dengan membatasi dan menghilangkan alternative-alternatif. Sebagai contoh manajer tidak perlu memikirkan penetapan gaji karyawan baru karena organisasi pada umumnya mempunyai skala gaji untuk semua posisi. Manajer tidak perlu memikirkan masalah-masalah harian yang akan dihadapi karena prosedur-prosedur untuk menangani masalah-masalah rutin telah tersedia. Masalah-masalah rutin tidak selalu sederhana. Keputusan-keputusan yang diprogram dapat juga digunakan dalam penanganan masalah-masalah yang komplek dan rumit.  Bila suatu masalah berulang dan bila unsure-unsur komponen dapat dirumuskan, diperkirakan, dan dianalisis, maka hal itu dapat menjadi “calon” pembuatan keputusan yang deprogram.

b.      Kondisi Pengambilan Keputusan

Seperti terdapat jenis keputusan yang berbeda-beda, terdapat pula kondisi yang berbeda  dimana keputusan harus dibuat. Situasi yang muncul bagi pengambilan keputusan adalah kepastian, risiko, ketidakpastian dan ambigiutas

1.      Kepastian (certainty) berarti seluruh informasi yang dibutuhkan pengambil keputusan tersedia secara lengkap.

2.      Risiko (risk) yaitu keputusan yang memiliki sasaran yang jelas dan didasarkan pada informasi yang baik, tetapi konsekuensi-konsekuensi masa depan dari masing-masing alternative keputusan tidak pasti.

3.      Ketidakpastian (uncertainty) yaitu para manajer mengetahui sasaran yang ingin dicapai, tetapi informasi mengenai berbagai alternative dan kejadian-kejadian di masa depan tidak lengkap.

4.      Ambiguitas yaitu sasaran yang harus diraih atau masalah yang harus dipecahkan tidak jelas, alternative sulit ditemukan, dan informasi mengenai hasil yang ingin di capai tidak tersedia.

B.     Beberapa Model Pengambilan Keputusan

Pendekatan yang digunakan manajer untuk mengambil keputusan biasanya didasarkan pada salah satu dari tiga tipe pengambilan keputusan yang ada model klasik, model adminstratif, atau model politik. Pilihan model tergantung pada prefensi individu manajer, apakah keputusan tersebut terprogram atau tidak terprogram, dan sampai sejauh mana keputusan tersebut dicirikan oleh risiko, ketidak pastian, atau ambiguitas.

1.      Model klasik

Model klasik (classical model) yaitu model pengambilan keputusan yang didasarkan pada asumsi bahwa manajer sebaiknya membuat keputusan yang logis, yang selaras dengan kepentingan ekonomis organisasi. Asumsi yang mendasari model ini adalah sebagai berikut:

a.       Pengambil keputusan beroperasi untuk mencapai sasaran yang telah diketahui dan disetujui sebelumnya. Masalah-maslah difomulasikan dan didefinisikan secara tepat.

b.      Pengambil keputusan berjuang keras menciptakan kepastian, mengumpulkan informasi secara lengkap. Seluruh alternative hasil dan hasil potensial dikalkulasikan.

c.       Megetahui criteria untuk mengevaluasi alternative. Pengambil keputusan menyeleksi alternative yang akan memaksimalkan pendapatan ekonomis bagi organisasi.

d.      Pengambil keputusan adalah orang yang rasional dan menggunakan logika untuk menetukan nilai, menyusun preferensi, mengevaluasi alternative, an membuat keputusan yang dapat memaksimalkan pencapaian sasaran organisasional.

Model klasik sering dianggap normative, artinya hal tersebut menjelaskan bagaimana sebaiknya seseorang pembuat keputusan membuat keputusan.

2.      Model administrative

Model administrative ( administrative model) yaitu model pengambilan keputusan yang menggambarkan bagaimana manajer membuat keputusan secara nyata, dalam situasi yang bercirikan keputusan tidak berprogram, ketidakpastian, dan ambiguitas. Hertbert A. Simon mengajukan 2 konsep yang penting dalam pembentukan model administrative yaitu rasionalitas terbatas (bounded rationality) berarti bahwa orang-orang memiliki keterbatasan dalam pemikiran rasional. Satisficing berarti bahwa para pembuat keputusanmemilih alternative solusi pertama yang memenuhi criteria keputusan minimal.

Asumsi dasar model administrative:

a.       Sasaran keputusan terkadang tidak jelas, saling bertentangan, dan kurangnya kesepakatan antarmanjer. Para manajer sering tidak menyadari masalah atau kesempatan yang ada dalam organisasi.

b.      Prosedur rasional tidak selalu digunakan, dan ketika digunakan ternyata dibatasi pada pandangan yang sederhana mengenai masalah yang tidak mencakup seluruh kompleksitas atas apa yang terjadi dalam organisasi sesungguhnya.

c.       Pencarian manajer terhadap alternative-alternatif dibatasi oleh batasan-batasan manusiawi, informasi, dan sumberdaya.

d.      Kebanyakan manajer lebih memilih statisficing dari pada memaksimalkan solusi. Hal demikian terjadi karena sebagian dari mereka memilki keterbatasan informasi dan sebagian karena criteria mengenai hal-hal apa saja yang memaksimalkan solusi tidak jelas.

Model administrative sering dianggap deskriptif, yang berarti menjelaskan bagaimana manajer mengambil keputusan secara actual dalam situasi yang kompleks daripada sekedar memberikan perintah bagaimana seharusnya membuat keputusan menurut teori yang ideal. Aspek lain dalam pengambilan keputusan administrative adalah intuisi yang menyajikan pemahaman secara cepat terhadap situsi keputusan berdasarkan pengalaman masa lalu tanpa pemikiran yang mendalam.

3.      Model politis

Model politis yaitu model pengambilan keputusan yang bermanfaat bagi pengambilan keputusan tidak terprogram ketika kondisi berada dalam ketidakpastian, informasi terbatas, dan sedikit persetujuan antar manajer mengenai sasaran apa yang harus diikuti atau tindakan apa yang harus diambil.

Asumsi dasar model politis adalah:

a.       Organisasi terdiri atas kelompok-kelompok dengan kepentingan yang beragam, sasarn, dan nilai-nilai. Manajer-manajer tidak setuju mengenai prioritas masalah dan mungkin tidak memahami atau mengetahui minat dan sasaran manajer-manajer lain.

b.      Informasi terkadang membingungkan dan tidak lengkap. Upaya untuk rasional dibatasi oleh kompleksitas berbagai masalah sebagaimana halnya batasan-batasan individu dan organisasional.

c.       Manajer tidak memiliki waktu, atau kapasitas mental untuk mengidentifikasi semua dimensi permasalahan dan pemrosesan seluruh informasi yang relevan. Manajer berbicara dengan satu sama lain dan melakukan perubahan sudut pandang untuk mengumpulkan informasi dan mengurangi ambiguitas.

d.      Para manajer terikat dalam perdebatan tarik ulur untuk memutuskan sasaran dan mendiskusikan berbagai alternative. Keputusan merupakan hasil dari tawar-menawar dan diskusi antar anggota koalisi.

C.    Proses Pengambilan Keputusan

Enam langkah dalam proses pengambilan keputusan yaitu:

1.      Pengakuan terhadap persyaratan keputusan

Para manajer menghadapi persyaratan keputusan baik dalam bentuk masalah maupun kesempatan. Suatu masalah (problem) terjadi ketika pencapaian organisasional kurang dari sasaran yang ditetapkan. Beberapa aspek kinerja tidak memuaskan. Peluang (opportunity) terjadi ketika manajer meihat potensi prestasi yang menyediakan kesempatan untuk menciptakan prestasi organisasional melebihi sasaran yang telah ditetapkan saat ini. para manajer melihat kemungkinan meningkatkan kinerja melebihi level saat ini.

Kesadaran terhadap masalah atau kesempatan adalah langkah pertama dalam urutan keputusan dan membutuhkan pengamatan lingkungan internal dan eksternal bagi isu-isu yang membutuhkan perhatian eksekutif.

2.      Diagnosis dan analisis penyebab

Ketika masalah dan kesempatan telah menarik perhatian manajer, pemahaman situasi harus diperjelas. Diagnosis (diagnosis) adalah salah satu langkah dalam  proses pengambilan keputusan, dimana manajer menganalisis factor-faktor sebab akibat yang mendasari dan berhubungan dengan sitasi pengambilan keputusan. Manajer membuat kesalahan dalam hal ini apabila mereka langsung meloncat menuju alternative lain tanpa mengeksplorasi terlebih dahulu secara mendalam penyebab masalah.

Kepner dan Tregoe, yang telah melakukan penelitian mendalam terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan manajer, merekomendasikan agar para manajer menanyakan serangkaian pertanyaan untuk menspesifikasi sebab-sebab yang mendasari, termasuk beberapa hal sebagai berikut:

a.       Kondisi tidak seimbang seperti apakah yang dapat mempengaruhi kita?

b.      Kapan hal itu terjadi?

c.       Dimanakah terjadinya hal tersebut?

d.      Bagaimana hal tersebut dapat terjadi?

e.       Terhadap siapakah hal tersebut terjadi?

f.       Apa yang menjadikan sebuah masalah begitu penting?

g.      Apa yang menjadi penghubung kejadian-kejadian yang muncul?

h.      Hasil apa yang akan diberikan oleh setiap aktivitas?

3.      Pengembangan Alternatif

Pada saat masalah atau kesempatan telah dapat dikenali dan dianalisis, pembuat keputusan mulai mempertimbangkan untuk melakukan tindakan yang diperlukan. Langkah berikutnya adalah menghasilkan alternative solusi yang mungkin dapat menanggapi kebutuhan situasi dan memperbaiki sebab-sebab yang mendasari.

Bagi keputusan terprogram, berbagai alternative yang dapat di laksanakan pada umumnya, mudah diidentifikasi dalam kenyataan, telah tersedia dalam aturan dan prosedur organisasi. Adapun keputusan tidak terprogram, membutuhkan pengembangan tindakan-tindakan baru yang akan memenuhi kebutuhan perusahaan. Keputusan yang dibuat dalam kondisi dengan ketidakpastian tinggi, para manajer akan mengembangkan satu atau dua solusi yang akan memuaskan dalam penanganan masalah.

Alternatif keputusan dapat dianggap sebagai alat untuk mengurangi perbedaan antara kinerja organisasi saat ini dengan yang diharapkan.

4.      Pemilihan alternative yang diharapkan

Ketika beberapa alternative yang mungkin telah dikembangkan, harus dipilih salah satunya. Keputusan pilihan adalah seleksi yang paling menjanjikan dari beberapa alternative tindakan. Alternative terbaik menyediakan solusi terbaik sesuai dengan sasaran menyeluruh dan nilai-nilai organisasi, serta dapat mencapai hasil yang diharapkan dengan penggunaan sumberdaya seminimal mungkin. Manajer berusaha memilih pilihan dengan tingkat risiko dan ketidakpastian paling sedikit. Karena sejumlah risiko melekat pada keputusan-keputusan tidak terprogram, para manajer berusaha untuk memperkirakan prospek keberhasilannya. Dalam kondisi ketidakpastian, mereka mungkin harus menyandarkan diri pada intuisi dan pengalaman untuk mengestemasi apakah tindakan yang dilakukan kemungkinan akan membawa keberhasilan. Mendasarkan pilihan-pilihan pada sasaran keseluruhan dan nilai-nilai juga dapat menuntun pemilihan alternative secara efektif.

5.      Implementasi alternative yang dipilih

Termasuk dalam tahap implementasi (implementation) adalah penggunaan kemampuan manajerial, administrative, dan persuasive untuk meyakinkan alternative yang dipilih dapat dikerjakan. Keberhasilan puncak dari alternative yang dipilih tergantung pada apakah alternative tersebut dapat diterjemahkan menjadi tindakan. Kadang-kadang sebuah alternative tidak akan pernah menjadi kenyataan karena manajer kekurangan sumberdaya atau energi yang diperlukan untuk membuat segala sesuatunya terjadi. Implementasi mungkin membutuhkan diskusi dengan orang-orang yang terkena dampak oleh keputusan tersebut. Komunikasi, motivasi, dan keterampilan kepemimpinan harus digunakan untuk mengetahui bahwa keputusan yang diambil sedang dilaksanakan.

6.      Evaluasi dan umpan balik

Dalam tahap evaluasi (evaluation stage) pada proses keputusan, pembuat keputusan mengumpulkan informasi yang dapat memberitahukan merek sebarapa baik implementasi srategi dan apakah hal tersebut dapat digunakan secara efektif untuk meraih sasaran. Umpan balik sangat penting karena pengambilan keputusan adalah proses yang terus menerus dan tidak pernah berhenti. Pengambilan keputusan menjadi tidak lengkp apabila seorang aksekutif atau dewan direktur memilih ya atau tidak. Umpan balik (feedback) menyajikan informasi bagi para pembuat keputusan sehingga dapat mempercepat siklus keputusan yang baru. Keputusan dapat mengalami kegagalan, sehingga menyebabkan harus dilakukannya analisis masalah yang baru, evaluasi terhadap beberapa alternative, dan pemilihan alternative yang baru. Banyak masalah besar dapat dipecahkan dengan mengupayakan sejumlah alternative secara berurutan, yang masing-masing memberikan prbaikan sederhana. Umpan balik adalah bagian dari pengawasan yang dapat menilai apakah keputusan baru perlu dibuat.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Masalah pengambilan keputusan sangat penting dipelajari karena hal tersebut menjelaskan dengan cara bagaimana para manajer berhasil membuat keputusan strategis dan operasional.  Manajer harus menghadapi beberapa tipe keputusan dan keputusan ini berbeda sesuai dengan jumlah risiko, ketidakpastian, dan ambiguitas dalam suatu lingkungan. Manajer harus memilih salah satu tiga macam pendekatan pengambilan keputusan dan pengambilan keputusan sebaiknya melibatkan enam langkah dasar.

B.     Saran

Setiap masalah dan peluang yang ada harus memiliki solusinya. Manajer harus lebih teliti dalam memilih tipe keputusan, macam-macam pendekatan pengambilan keputusan dan pengambilan keputusan sebaiknya melibatkan enam langkah dasar agar manajer berhasil mengambil keputusan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri. 2003. Sistem Informasi Managemen. Jakarta : Andi

Richard L. Daft. 2001. Manajemen Edisi kelima. Jakarta: Erlangga

Griffin, Ricky. 2004. Manajemen Jilid 1. Jakarta: Erlangga

Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan. 2009. Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah. Jakarta:  

Bumi Aksara